ব্যস্ত জীবনের গোছানো জিমেইল

কেউ ছাত্র, কেউ চাকুরিজীবী, কেউ সাংবাদিক, কেউ ব্যবসায়ি নাহয় কেউ ফ্রিল্যান্সিং করেন। এসব মানুষের জন্য জিমেইল ইনবক্সটি জরুরি। কারণ গুরুত্বপূর্ণ তথ্য আদান-প্রদানের ক্ষেত্রে জিমেইলই এখনও সবচেয়ে জরুরি। যদিও অনেকে ইয়াহু ব্যবহার করেন কিন্তু হাতে হাতে অ্যান্ড্রয়েড ডিভাইস চলে আসায় জিমেইল প্রি-ইনস্টলড থাকে। তাই গুগল একাউন্ট ব্যবহার করাই হয়। গুগল অ্যাকাউন্ট দিয়েই মানুষ নানা গবেষণা তথ্য সংগ্রহ, ইমেইল আদান-প্রদান, তথ্য সংরক্ষণ করে থাকেন। আবার জিমেইলের বদৌলতে গুরুত্বপূর্ণ পত্রিকা, ওয়েবসাইটে এক্সেস পাওয়া যায়। ফলে আপনার জিমেইল সবসময় ভারি হয়ে থাকে। প্রমোশনাল মেইল থেকে শুরু করে নানাবিধ মেইলের স্তূপে আপনার জিমেইলের গুরুত্বপূর্ণ মেইলও গায়েব হয়ে যায় নিমেষে। সেজন্য জিমেইল ইনবক্সটিকে ভালোভাবে গুছিয়ে রাখতে জানতে হয়।

প্রযুক্তির ক্ষেত্রেও গোছালো ছোঁয়া জরুরি। এই গোছানোর প্রক্রিয়ায় অনেকের নেই জানা। আজ মূলত এ বিষয়টি নিয়েই আমাদের আলাপ:

জিমেইল
মেইল মিউট করে রাখুন
কিছু কিছু মেইল অ্যাকাউন্ট থেকে অনেক ইমেইল আপনার ইনবক্সে জমা হয়। জিমেইলে ঢুকলে তাদের মেইলই বেশি দেখা যায়। আবার নোটিফিকেশনে অ্যান্ড্রয়েড ব্যাকগ্রাউন্ড ভারি হয়ে গেলে সামাজিক যোগাযোগমাধ্যমের অনেক তথ্যই পাওয়া যায় না। সেজন্য ওই নির্দিষ্ট মেইলটি মিউট করে রাখা যেতে পারে। তখন আপনার জিমেইল ইনবক্স ওই মেইলে ভারি হবে না। এমনকি আপনি যখন ইচ্ছে ওই অ্যাকাউন্টের সব মেইল একসঙ্গে দেখতে পারবেন।

প্রমোশোনাল মেইল ডিলেট করে দিন
প্রমোশনাল মেইল বা স্প্যাম অনেক মেইলই জিমেইলে প্রতিনিয়ত আসে। কিছু মেইল আসে এমনিতেই বিজ্ঞাপন আকারে। এমন হলে সেগুলো নিয়মিত ডিলেট করে দিন। কারণ একসময় এসব মেইল জমা হয়ে আপনার জিমেইলের স্টোরেজ ভরাট করে। তেমন হলে বরং ক্ষতি। এমন মেইল ডিলেট করে দিলে আপনার ইনবক্স খালি থাকবে।

যন্ত্র-মানুষে সম্পর্ক তৈরির উদ্যোগযন্ত্র-মানুষে সম্পর্ক তৈরির উদ্যোগ
জিমেইলের সেটআপ বদলান
জিমেইল ইনবক্স আপনি কেমন চান এরকম তিনটি সেটআপ রয়েছে। মডারেট সেটিংটির মাধ্যমে আপনার ইনবক্সে মেইলের ধরন অনুযায়ী ভাগ হবে। গুরুত্বপূর্ণ মেইলগুলো এক অংশে থাকবে এবং প্রোমোশনালগুলো আরেক বারে। তখন প্রমোশনাল মেইল ডিলেট করে দেওয়া কঠিন কিছুই হবে না। আর গুরুত্বপূর্ণ মেইলগুলোও আপনার কাছে থাকবে।

বাল্ক একশন
বাল্ক অ্যাকশন মূলত সেসব জিমেইল অ্যাকাউন্টের ক্ষেত্রে নিতে হয় যেগুলো থেকে ভারি ফাইল আসে। একসঙ্গে যেন একটি জায়গায় খুঁজে পান সেজন্য নির্দিষ্ট অ্যাকাউন্টের জন্য বাল্ক অ্যাকশন চালু করা যেতে পারে। এটি সবচেয়ে ভালো পদ্ধতি।

প্রায়োরিটি ইনবক্স চালু করুন
কিছু কিছু মেইল থেকে অনেক গুরুত্বপূর্ণ মেইল আসতে পারে। সেসব মেইল সম্পর্কে অবহিত হতে প্রায়োরিটি মেইল অপশনটি চালু করলে জিমেইল স্বয়ংক্রিয়ভাবে গুরুত্বপূর্ণ মেইলগুলো বাছাই করে নিবে। তাতে আপনারও সুবিধা। মেইল খুঁজে খুঁজে গুরুত্বপূর্ণ মেইল বের করার থেকে এমনটা করে নেওয়াই ভালো।

জিমেইল
ব্লক অপশনের ব্যবহার করুন
কিছু প্রমোশনাল মেইল জিমেইলেও আসে। গুগল বিজ্ঞাপন দেবে এমনটাই স্বাভাবিক। কিন্তু আপনি চাইলে ওই নির্দিষ্ট বিজ্ঞাপনটিকে বন্ধ করতে পারেন। এটা কোনো অ্যাকাউন্টের ক্ষেত্রেও প্রযোজ্য। বিজ্ঞাপন ও অযথা ম্যাসেজকারি একাউন্টকে ব্লক করে দিন।

লেবেলিং এর ব্যবহার করুন
আপনি জানতেন জিমেইলে লেবেলিং নামে একটি অপশন রয়েছে? একই সময়ে অনেকগুলো গুরুত্বপূর্ণ মেইল আসতে পারে। আপনি হয়তো ভুলে একটি সিন করলেন এবং পরে কাজে লাগার সময় ভাবলেন গুরুত্বপূর্ণ যেগুলো দেখিনি সেটাই হয়তো এখন কাজে জরুরি। এমনটা হলে ভুলে আগে যেটা দেখে ফেলেছেন সেটা আর খোলা হবে না। সেজন্য লেবেলিং করে নিন। তাহলেই আপনাকে পরবর্তীতে আর সমস্যায় পড়তে হবে না।